Jak znacznie zmniejszyć rozmiar pliku Excel?

10 najskuteczniejszych sposobów na zmniejszenie pliku Excel-a bez szkody dla jego potrzebnej zawartości.

1) Zapisz plik we właściwej wersji.

• zapisz plik w nowej wersji Excel Workbook (xlsx) zamiast (xls)

• zapisz plik w systemie binarnym Excel Binary workbook (xlsb)

• spakuj plik w formacie (zip)

2) Usuń niepotrzebne komórki i zakresy komórek.

• usuń bezużyteczne tabele, kolumny, rzędy

• usuń niewidoczną zawartość w pustych zakresach metodą poniżej:

F5 / Special… / Blanks

Home / Clear / Clear All

• usuń niewidoczna zawartość w pustych zakresach metodą poniżej:

Naciśnij CTR + End aby przeskoczyć na koniec arkusza. Jeśli występują puste odstępy pomiędzy końcem arkusza a końcem naszych widocznych zawartości w komórkach, należy się pozbyć. Najlepiej poprzez usunięcie całych kolumn jak i całych rzędów.

3) Zredukuj grafikę.

• usuń bezużyteczną grafikę, obiekty, zdjęcia

Aby znaleźć wszystkie również niewidoczne czy też ukryte obiekty kliknij:

Home, Find & Select, Selection Pane…

• skompresuj pozostałą grafikę

Zaznacz zdjęcie i kliknij:

Compress Picture / Minimise document size for sharing

4) Zredukuj sprawdzanie poprawności danych.

• zaznacz cały arkusz

Data / Data Validation / Setting / Allow: Any value

5) Zredukuj formatowanie warunkowe.

• zaznacz cały arkusz jak powyżej

Home / Conditional Formatting / Manage Rules…

• zaznacz nieistotne Reguły i usuń

Rule / Delete Rule

6) Zredukuj liczbę niepotrzebnych arkuszy (być może ukrytych).

7) Zoptymalizuj używanie formuł.

• unikaj użycia funkcji nietrwałych takich jak: TODAY, NOW, INDIRECT, RAND, RANDBETWEEN, CELL, OFFSET, INFO.
• zastąp VLOOKUP, HLOOKUP i LOOKUP na INDEX & MATCH.
• zastąp zagnieżdżone funkcje IF na alternatywne typu: IFS, REPT, INDEX & MATCH, SUMIF(s) lub funkcjami logicznymi.
• zastąp formuły wartościami tam, gdzie to jest możliwe.

8) Używaj manualnego liczenia.

Formulas / Calculation options / Manual

Tylko pamiętaj, jeśli chcesz odświeżyć liczenie, należy użyć klawisz F9, za każdym razem po prowadzeniu nowych danych mających wpływ na wynik formuł lub po prowadzeniu bądź modyfikowaniu formuł.

9) Usuń bądź napraw błędne, niepotrzebne Hiperłącza, Nazwy i formuły.

10) Zastąp formuły makrem.

Istnieje jeszcze jedna najskuteczniejsza metoda na radykalne zmniejszenie pliku Excel-a, mianowicie usunięcie całej zawartości. Niemniej nie jestem pewien czy spełnia warunek o zachowaniu potrzebnych danych😊